キムライフ・キムライブ

もらったものは次の人に渡す。日常での気づき、過去のトヨタでの出会い・経験、大好きな本や音楽などからもらったものがどこかの誰かにわたり、もし役に立てればうれしいです。

資料のつくりかた STEP1 1分間の説明ストーリーをつくる

会社に自律神経や大脳をつくるという話を書きました。
 
その自律神経を通って、必要な情報をとどけるために使われるコミュニケーションツールには、カンバンやメール、伝票など様々なツールがありますが、
 
意思決定を行うためのコミュニケーションツールで最も使われるのが資料です。いい資料は組織の決断を的確にします。
 
では、いい資料はどうやってつくるのか?
 
そのつくり方について書こうと思います。
 
資料をつくるとき、いきなりパソコンにむかって資料をつくりだしてはいけません。
 
なぜなら、前に書いたように、情報は相手に合わせて、必要なときに、必要なだけださないといけないからです。
 
だから、
 
最初にすることは、1分間の説明ストーリーづくり。
 

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人が頭に覚えられる情報量はせいぜい1分間で言えるくらい。だから、まず1分間で説明できるストーリーを考えます。
 
1分間の説明ストーリーでまず考えることは、情報を伝える相手についてです。
 
相手のプロセス上の役割と、伝える情報により相手に何を求めるかを考えます。
 
何かやることを上司に決断してほしい時は、ねらい、やること、効果などを端的に示すストーリーが必要ですし、関連部署の協力をほしい時は、ねらいとその部署への影響やお願いすることを説明するストーリーが必要になります。
 
 
なので、
 
正しい説明ストーリーをつくるには、全体のプロセスとそれぞれの組織の役割がわかっていないとできません。
 
たとえば、販促企画の判断を上司にしてほしい場合は、以下の流れになります。
 
タイトル:
内容が一言でわかるタイトル。
ねらい:
その仕事の目的。目的によって判断基準は決まるのでとても大事です。問題解決のステップ1のあるべき姿にあたります。
現状の課題:
ねらいに関する現状です。あるべき姿とのギャップをあきらかにします。問題解決のステップ1と2にあたります。
目標:
達成したい目標レベル。問題解決のステップ3です。
基本的な考え方:
実施事項の基本的な考え方です。問題解決ステップ4の真因解析にあたります。何を真因と考え、どうつぶすのか?を明確にします。
具体的実施事項:
具体的なやりたいこと。問題解決のステップ5対策の立案にあたります。
予算、スケジュールと体制:
実施事項の予算、スケジュールと体制です。問題解決のステップ6です。
 
これをタイヤの販促企画を例にとってみると、
 
タイトル今年度のオールシーズンタイヤの販売促進について
ねらい:
暖冬がひろがり冬用タイヤ需要の低迷が予想されるなかで、オールシーズンタイヤを拡販し、売上増をはかる
現状の課題:
現状のオールシーズンタイヤの販売構成比は5%。地区別、販売店別にはばらつきがあり、オールシーズンタイヤ販売構成比が  %の販売店もあり、拡販余地は大。
目標:オールシーズンタイヤ販売構成比  %
基本的な考え方:〇〇地区のタイヤ商談でオールシーズンタイヤ全件おすすめ。
具体的実施事項:
①オールシーズンタイヤ展示・販促ツール支援 ②オールシーズンタイヤインセンティブ ③スタッフ向け体感試乗会
予算:1000万円
スケジュールスタッドレスタイヤの販売がはじまる9月から取り組み。
 
各項目につき、新聞の見出し程度の骨子を考えて、実際に説明する相手に説明するように、頭のなかで繰り返し説明します。
 
今年度のタイヤ拡販はオールシーズンタイヤでいきたいと思います。暖冬になって、冬タイヤの需要が低下しているのがその理由です。現在のオールシーズンタイヤの販売構成比は………
 
といった感じです。繰り返し説明していると、基本的な考え方が少しあいまいで実施事項が思いつきに聞こえるなぁと気づきます。
 
そこで、少し考えて、たとえば、
 
全件おすすめのためのキーはスタッフです。なので、販促策は、スタッフに商品を好きになってもらい、商品を売りやすくし、スタッフのやる気をつくるという三本柱。体感試乗会、展示・販促ツール、インセンティブでいきたいと思います。
 
のように基本的な考え方をなおす。すると、ちょっと待てよ。やる気づくりなら、インセンティブよりコンテストの方がいいか?
 
と、さらにいい販促策のアイデアにつなげなから、実施事項のストーリー化をします。
 
相手が納得するなと思えるまで繰り返し文を練って、内容に磨きをかけて、いけると思ったら1分間説明ストーリーの完成、資料の背骨のできあがりです。
 
必ず学べることはある
学んだことは次の人にわたす
Everything is beautiful, nothing hurt