キムライフ・キムライブ

もらったものは次の人に渡す。日常での気づき、過去のトヨタでの出会い・経験、大好きな本や音楽などからもらったものがどこかの誰かにわたり、もし役に立てればうれしいです。

資料のつくりかた STEP3 いい文章のつくりかた

1分間説明ストーリーができて、肉づけも決まり、レイアウトのイメージまでできたら、ここではじめてパソコンで資料づくりをします。
 
パソコンで資料を作成するときは、ほとんど内容は決まっているので、作業する時間はそんなにかかりません。1時間〜2時間程度で終わります。
 
ここまでのステップをふまずに、いきなりパソコンで資料作成をすると、
 
パソコンはフォントを調整するとかなりたくさんの文字を入れることができるし、グラフを簡単につくれるし、太字にしたり、大きな文字を使ったりできるため、情報満載できれいでかっこいい資料をつくることに夢中になってしまいがちです。
 
前に書きましたが、情報は、相手にあわせて、必要な時に必要なだけにしぼらないといけません。それが1分間説明ストーリーと肉づけなわけです。
 
資料作成の作業は、具体的な文章の作成と入力です。
 

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文章をつくるうえで、
 
大事なことはシンプルな文章にすることと、使う言葉や文体をあわせることです。
 
挨拶原稿では、同じ言葉を繰り返すのはよくないので、資料でも同じことをわざわざ違う言葉で書こうとしてしまいますが、資料では、同じときはまったく同じ言葉を使うべきです。そうしないと何が違うのかが一目でわからないからです。
 
このことを記号をつかって説明します。
 
○◯⚫️⬜︎◼️△
 
この場合、ポイントとして強調したいのは黒く塗ったところなのか?かたちが大きいところなのか?かたちの違うところなのか?がわかりません。
 
これが、
 
◯◯⚫️◯◯◯
 
となっていれば、強調したいのは黒丸だなと一目でわかります。
 
これを文章で、同じ意味の違う言葉を使う例であげてみます。
 
昨年の名古屋地区の冬用タイヤ販売は10000本。
本年の第一営業地区のスタッドレスの売上は12000本。
 
昨年の名古屋地区の冬用タイヤ販売は10000本。
本年の名古屋地区の冬用タイヤ販売は12000本。
 
違うのは時期と本数だけだから、時期と本数だけを変えて、他の部分は変えない。言葉をかえてしまうと、違う部分がどこかがすぐに分からなくなります。
 
しかも、
 
文が一緒だと、文章を考える必要もないし、コピーできるので入力も効率的。一石二鳥です。
 
文体を変えてしまう例もしめします。
 
A販売店が大型イベントを実施。売上増をはたす。
B販売店は売上減。通常の営業活動を強化するも効果薄。
 
これも、
A販売店が大型イベントを実施。売上増をはたす。
B販売店は通常の営業活動の強化を実施するも、売上減におわる。
 
と文体をあわしたほうがA販売店とB販売店の違いがわかりやすくなります。
 
ベースをあわすというのは、わかりやすい資料をつくるためには、とにかく重要です。
 
資料の文章やパートを箱で囲むのであれば、箱の横幅や線の太さをあわせる。文字の太さや大きさ、フォントをあわせるなど、ベースをきちんとあわせます。
 
ベースをあわしてから、今度は強調したいところにメリハリをつけます。
 
強調したいところを太文字にするとか、大見出し、小見出し、中身と3種類くらい字の大きさをかえるとか、線を太線にするとか、色をかえるとか。
 
そう考えると、
 
新聞というのは、さすがによくできています。
 
パッとみてわかるという資料としては、新聞ほどたくさんの人に長い間読まれ続けているものはありません。それだけのことはあります。
 
必ず学べることはある
学んだことは次の人にわたす
Everything is beautiful, nothing hurt