キムライフ・キムライブ

もらったものは次の人に渡す。日常での気づき、過去の出会い・経験、大好きな本や音楽などからもらったものがどこかの誰かにわたり、もし役に立てればうれしいです。

資料のつくりかた STEP4 表のつくりかた

1分間説明ストーリー、ストーリーを説明するデータや事実、シンプルな文章づくりと説明してきました。資料のつくりかたの最後は表のつくりかたです。
 

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表は資料の形式のなかでもっともよく使われ、もっともわかりやすい形式です。
 
表の他にも矢印とか図を駆使してカッコいい資料がいいと思った頃もありますが、いろいろつくってみて、表に勝る形式はないと思います。
 
でも、正しい表をつくるのは結構むずかしい。そのつくりかたについて説明します。
 
表のいいところは、単にまとめる形式としてわかりやすいだけでなく、考えを整理する上でもとてもいいツールであることです。
 
表には、縦軸と横軸があります。
 
この
 
縦軸と横軸を考えることが、物事を構造的に理解するのに大変いい訓練になります。
 
まとめようとしていることの要素が何かをとてもハッキリさせることができます。
 
たとえば、年間の重点取り組みをまとめる場合、
 
縦軸に取り組み項目をとり、横軸に取り組み内容をとる。
 
取り組み内容は、さらに
「誰が、何を、どのように、いつ、どこで、どれだけやる」というように分解することができます。
 
すると、横軸は取り組み内容という一つの軸ではなく、たとえば、お客様名、やること、担当部署、目標、スケジュールという5つの軸をとることになります。
 
横軸をきちんと決めると、いいことが二つあります。
 
ひとつは取り組み項目のヌケモレがなくなること。
 
取り組み項目を決めたつもりでも、横軸を埋めようとすると、目標がなかったり、誰がやるか明確になってなかったり、ということが意外にあります。表にしてまとめることで、そのことに気づくことができます。
 
もうひとつは、文がとてもシンプルになること。
 
たとえば、横軸をちゃんとわけないと、
 
A販売店に対し、営業部がタイヤ販売2000本を目標にタイヤ販促策の展開を9月から開始。
 
と書くことになりますが、横軸をわけておけば、表の欄に何が書いてあるかは縦軸と横軸で明確になるので、
 
A販売店、タイヤ販促策の展開、営業部、2000本、9月〜
 
と文章にする必要なく、単語を書くだけで済みます。結果、表を読まなくても、みただけでわかるようになります。
 
軸を決めるコツは、書こうと思っていることの要素を分解して、表の欄に一つのことしか書かなくていいようにすること。
 
書くことが出来るだけ単語になるまで分解することです。
 
とにかくまず表で考えてみる。
 
すると、まとめようとしていることをどういう軸で考えればいいか?イベントの企画の時の軸、進捗をチェックする時の軸など、軸の引き出しが増えていきます。
 
そうして、
 
正しい表がどんどん書けるようになったら、単に資料を書くのがうまくなるだけでなく、理解力、企画力が必ず格段に向上しているはずです。
 
必ず学べることはある
学んだことは次の人にわたす
Everything is beautiful, nothing hurt